Digitale Passbilder 2025 – was Du jetzt wissen musst

Ein digitales Passbild bringt Vor- und Nachteile mit sich. Welche das sind, verrate ich dir nachfolgend. Wer 2025 einen Ausweis beantragen möchte, merkt schnell: Es hat sich etwas verändert. Was früher mit einem ausgedruckten Passbild vom Automaten oder selbst mit dem Handy und einer App schnell erledigt war, ist heute ein hochsicherer, digital gesteuerter Prozess mit verschlüsselter Datenübertragung. Seit dem 1. Mai 2025 dürfen Bürgerämter in Deutschland Passbilder nur noch in digitaler Form entgegennehmen – und auch das nur über eine sichere technische Schnittstelle. Keine ausgedruckten Passbilder mehr – sondern nur noch über einen Data-Matrix-Code, den Du bei einem zertifizierten Fotografen oder an speziell ausgerüsteten Stationen bekommst.

Was das für Dich bedeutet? Ganz einfach: Dein Passbild muss ab sofort nicht nur biometrisch korrekt, sondern auch rechtlich sauber und technisch sicher sein. Und genau darum geht es hier. Auf folgende Themen werde ich eingehen:

• Was ein digitales Passbild eigentlich ist – und was nicht.
• Warum die neue Vorschrift mehr ist als nur Bürokratie.
• Warum sich ein professionelles Studio mehr denn je lohnt.
• Und: Wie Du aus einem Pflichtbild ein starkes Portrait machst, das Du selbst gern anschaust.

Was ist ein digitales Passbild wirklich – und warum ist es mehr als nur ein Bild mit Gesicht?

Ein digitales Passbild ist nicht einfach nur ein Foto, das auf einem Bildschirm angezeigt wird. Es ist Teil eines hochspezifischen, gesetzlich regulierten Verfahrens, das sicherstellen soll, dass Ausweisdokumente in Zukunft fälschungssicher, eindeutig und standardisiert sind. Und mit „digital“ ist hier nicht gemeint: „auf dem Handy gespeichert“ oder „per E-Mail versendet“.

Der Ablauf in der Kurzfassung

1. Aufnahme bei einem zertifizierten Fotografen oder einer anderen zugelassenen Institution.
2. Automatische Prüfung, ob alle biometrischen Vorgaben erfüllt worden sind.
3. Sichere Übermittlung an eine verschlüsselte Cloud – vom Fotografen, nicht von Dir.
4. Ausgabe eines Data-Matrix-Codes (QR-Code), mit dem das zuständige Amt das digitale Passbild abrufen kann.

Du bekommst also keinen Ausdruck, keine Datei und auch keinen Link. Du bekommst einen Code, den nur das Amt auslesen und das digitale Passfoto herunterladen kann.

Warum digitale Passbilder?

Die Regierung hat sich für dieses System entschieden, um drei Dinge zu erreichen:

• Sicherheit erhöhen: Manipulierte Passbilder – etwa durch Morphing – machen Identitätsfälschung möglich. Das neue System verhindert das zuverlässig.
• Abläufe vereinfachen: Behörden müssen keine Bilder mehr einscannen oder archivieren. Alles läuft digital.
• Einheitlichkeit garantieren: Gleiche Bedingungen für alle – egal, ob Du Dein Passfoto in Lübeck oder Leipzig machen lässt.

Data-Matrix-Code: Was ist das genau?

Viele denken: „Ist das nicht ein QR-Code?“ Nicht ganz – aber fast. Der Data-Matrix-Code sieht ähnlich aus, funktioniert aber anders: Er ist kompakter, speichert Informationen effizienter und ist speziell für sensible Daten wie Passbilder entwickelt worden.

Wichtig:

• Nur das Bürgerbüro kann diesen Code entschlüsseln.
• Das Bild ist nicht auf dem Code gespeichert, sondern in der Cloud – der Code ist nur der Zugang.
• Der Code ist einmalig und nicht reproduzierbar. Verlierst Du ihn, musst Du ein neues Bild machen lassen.

Du siehst: Das „digitale Passbild“ ist kein nettes Extra, sondern ein durchdachtes, verpflichtendes Sicherheitssystem.

Was sich ab Mai 2025 konkret geändert hat – und was das für Dich bedeutet

Bis Ende April 2025 war es noch möglich, das Passbild selbst mitzubringen. Damit ist jetzt Schluss. Die neue Gesetzgebung schreibt vor, dass Passbilder ausschließlich nur noch digital übermittelt werden dürfen – direkt vom Aufnahmeort an das Bürgeramt. Oder, sofern das jeweilige zuständige Amt es anbietet, auch beim Automaten vor Ort. Warum das nicht die beste Wahl ist, darauf gehe ich später noch mal ein.

Wo kann man digitale Passbilder machen lassen?

• Selbstgemachte Bilder sind nicht mehr erlaubt. Auch wenn Du technisch versiert bist und eine tolle Kamera hast – Du darfst das Passfoto nicht selbst erstellen und einreichen. Selbst Passbild-Apps, die früher mit „biometrisch geprüft“ geworben haben, sind ab sofort unzulässig.
• Nur zertifizierte Fotografen oder Behörden dürfen Passbilder anfertigen. Zertifiziert heißt: Die technische Infrastruktur ist vorhanden, das Personal geschult, die Übertragungsschnittstelle geprüft.
• Das Foto darf nicht mehr bearbeitet werden. Keine Hautglättung, keine Retusche von Pickeln. Biometrische Passbilder müssen das Gesicht unverändert zeigen – genau so, wie es im echten Leben aussieht.
• Die Übertragung erfolgt ausschließlich über den Data-Matrix-Code. Kein Foto wird ausgedruckt und per Hand eingereicht. Stattdessen scannt das Bürgerbüro den Code – und lädt das Foto direkt aus der Cloud herunter.

Was passiert mit Papierbildern?

Noch bis zum 31. Juli 2025 gilt eine Übergangsfrist. In dieser Zeit dürfen Ämter noch Papierbilder akzeptieren – wenn sie technisch noch nicht für die digitale Abwicklung ausgerüstet sind. Aber auch das ist nur eine Notlösung. Ab dem 1. August 2025 heißt es dann deutschlandweit: Nur noch digital.

Info: In Lübeck kam am 14.04.2025 eine Pressemitteilung heraus, dass die Ämter in Lübeck noch nicht so weit sind und bisher die Bilder noch ausgedruckt eingereicht werden müssen. Das kann sich aber schnell ändern. Ich habe vorgesorgt und bei mir bekommst du bereits ein digitales Passbild, wenn es losgeht.

Was Du dafür brauchst:

• Einen Termin bei einem Fotografen oder in einem Bürgerbüro mit zertifizierter Technik
• 5–10 Minuten Zeit
• Ein wenig Vorbereitung (dazu gleich mehr)
• Den Ausdruck mit dem Data-Matrix-Code sicher verwahren

Das war’s. Kein Stress mit Dateien, kein Hochladen auf Portale, kein Papierchaos. Klingt kompliziert, ist aber in der Praxis meist entspannter als früher – wenn man’s richtig macht.

Was vor dem Fototermin zu beachten ist

Jetzt mal ehrlich: Passbilder haben keinen besonders guten Ruf. Kaum einer freut sich über den Termin, ein Passbild zu machen. Man denkt an grelles Licht, ernste Gesichter und „Kann ich bitte wenigstens einmal lächeln?“. Und ja – ganz so locker wie bei einem Porträtshooting läuft es natürlich nicht. Aber: Mit der richtigen Vorbereitung kannst Du das Beste aus Deinem digitalen Passbild herausholen – auch wenn Du nicht in die Kamera grinsen darfst.

Vorbereitung: Der Unterschied zwischen „geht so“ und „das ist ja toll“

Ein biometrisches Passbild ist streng – aber nicht gnadenlos. Du hast durchaus etwas Spielraum, wie Du darauf wirkst. Und der beginnt schon am Tag vorher.

1. Hautpflege

• Rasur bei Männern: Bitte nicht 10 Minuten vor dem Termin. Lieber am Vorabend – so vermeidest Du Rötungen oder Pickelchen durch Rasurbrand.
• Make-up auf Bildern: Du darfst Dich schminken. Nur nicht übertreiben. Kamera und Licht schlucken Farbe – also gern ein bisschen stärker als im Alltag, aber bitte ohne Glitzer, Gloss oder dunkle Smokey Eyes.
• Lippenpflege nicht vergessen! Trockene Lippen sehen auf dem Passbild schlimmer aus als ein kleiner Pickel.

2. Haare

• Die Frisur muss sitzen – und aus dem Gesicht! Biometrisch heißt: Augen frei, keine Stirnfransen über den Augenbrauen, keine Schatten durch den Pony.
• Volumen ja, aber keine wilden Mähnen oder Frisuren, die seitlich alles verdecken.
• Wenn Du Deine Frisur kontrollierst, siehst Du auf dem Bild automatisch selbstbewusster aus.

3. Kleidung

• Keine starken Muster, keine Streifen, keine weißen Oberteile auf weißem Hintergrund.
• Setz auf Kontraste: Mittel- bis dunkle Töne funktionieren fast immer gut. Hemden, Blusen, Blazer – alles okay, solange keine Uniformbestandteile zu sehen sind (auch keine polizeiähnlichen Outfits!). Sonst einfach ein schlichtes dunkles Shirt, Polo oder Sweatshirt.

4. Brille

• Du darfst Deine Brille tragen – wenn sie nicht spiegelt. Also: saubere Gläser, keine Tönung, kein Reflexlicht.
• Der Rahmen darf nicht die Augen verdecken. Bei Zweifel: lieber ohne Brille fotografieren lassen.

5. Haltung und Gesichtsausdruck

• digitales Passbild. Neutral heißt: Mund zu, Augen offen, kein Zähneblitzen. Ein leichtes, entspanntes Gesicht ist erlaubt – aber denk eher an „ruhige Ausstrahlung“ als an „verlegenes Grinsen“.
• Kopf gerade. Kein Neigen, kein Drehen, kein Ducken oder Strecken. Geradeaus – aber mit innerer Ruhe.

Ein gutes Passbild ist nicht strahlend schön – aber klar, freundlich-neutral und souverän. Das schaffst Du am besten mit etwas Vorbereitung und einem Fotografen, der weiß, wie man in Sekunden ein natürliches Ergebnis hinbekommt.

Warum ein Fotograf Dir mehr bieten kann als ein Automat beim Amt

Du hast Dich vorbereitet, bist ausgeschlafen, die Frisur sitzt – und jetzt geht es zum Passbild. Klingt einfach. Ist es auch – wenn Du beim richtigen Anbieter landest. Denn hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Zwischen dem, was technisch „gerade so zulässig“ ist, und einem Bild, das nicht nur die Anforderungen erfüllt, sondern auch menschlich gut wirkt, liegen Welten. Und genau an der Stelle kommt ein guter Fotograf ins Spiel.

Was passiert bei mir im Fotostudio – Schritt für Schritt

1. Begrüßung und kurze Einweisung: Du erfährst, was gleich passiert, was erlaubt ist (und was nicht), und bekommst Tipps zur Haltung und zum Ausdruck.
2. Einrichtung und Lichtsetzung: Ich arbeite mit weichem, gleichmäßigem Licht – keine harten Schatten, keine glänzende Stirn, keine „Beleuchtung von oben“, die Dich aussehen lässt wie beim Verhör. Ich nutze Softboxen, die das Gesicht gleichmäßig und schmeichelhaft ausleuchten, ohne gegen biometrische Regeln zu verstoßen.
3. Korrektur kleiner Details: Ein Kragen verrutscht? Die Brille sitzt nicht gerade? Haare verdecken das Auge? Kein Problem – wir korrigieren das sofort. Der Automat? Der sagt gar nichts. Der macht einfach – ob es passt oder nicht.
4. Aufnahme in mehreren Varianten: Auch wenn nur ein Bild digital übermittelt wird – Du siehst mehrere. Du kannst Dich entscheiden. Und dass eine, das wirklich gut aussieht, nehmen wir. Das ist ein Vorteil, der Dir kein Automat bieten kann.
5. Biometrie-Check und Übertragung: Ich prüfe direkt im Anschluss am Rechner, ob alle Anforderungen erfüllt sind – technisch und formal. Danach wird das Bild über eine zertifizierte Schnittstelle verschlüsselt in die Cloud hochgeladen.
6. Du bekommst Deinen Data-Matrix-Code ausgehändigt – sauber gedruckt, auf einem Blatt, optional auch ein Passfoto ausgedruckt (z. B. für private Zwecke).

Was Du beim Automaten bekommst?

• Kein schönes Licht, sondern Standardblitz.
• Kein Feedback, ob Du gut aussiehst.
• Meist nur ein paar wenige Versuche – und wenn’s nicht klappt? Pech.

Sind Passbild Apps noch erlaubt?

Die dürfen ab Mai 2025 nicht mehr verwendet werden – also raus aus dem Spiel. Auch wenn sie früher „ganz okay“ waren, erfüllen sie nun nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen. Das Bild muss vor Ort aufgenommen und sofort übermittelt werden.

Was passiert mit Deinem Bild? Sicherheit, Datenschutz und was Du beim Data-Matrix-Code unbedingt beachten musst

Jetzt wird’s technisch – aber keine Sorge, wir bleiben auf dem Boden. Denn auch wenn Du nach dem Shooting keinen Zugriff mehr auf das Bild hast: Dein digitales Passfoto ist sicher.

Was mit Deinem Bild nach dem Termin passiert

Nach der Aufnahme prüfe ich mit der passenden Software, ob das Bild alle biometrischen Anforderungen erfüllt. Das betrifft unter anderem:

• Format (35 mm × 45 mm)
• Kopfposition und ‑größe
• Augenabstand, Blickrichtung
• neutraler Gesichtsausdruck
• gleichmäßige Belichtung

Dann wird das Bild verschlüsselt in eine zertifizierte Cloud hochgeladen – bei mir über eine Schnittstelle, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) geprüft wurde. Das bedeutet:

• Kein Zugriff von außen
• Keine Speicherung auf lokalen Geräten
• Ausschließlich das zuständige Amt kann es abrufen

Der Data-Matrix-Code: Dein (einziger!) Zugang zum Bild

Du bekommst von mir einen Ausdruck mit einem quadratischen Code – das ist kein QR-Code, sondern ein Data-Matrix-Code. Er funktioniert ähnlich, ist aber kleiner, effizienter und für offizielle Zwecke standardisiert.

Dieser Code ist:

• persönlich und einmalig
• sechs Monate lang gültig
• nicht wiederherstellbar

Wichtig: Wenn Du diesen Code verlierst, gibt es keine Kopie, keinen Ersatz und kein Backup. Das ist Sicherheitsstandard. In dem Fall muss ein neues Foto gemacht werden.

Wie lange wird ein digitales Passbild gespeichert?

• Genau sechs Monate – und danach wird es automatisch gelöscht.
• Die Löschung erfolgt serverseitig – ohne dass Du etwas tun musst.

Wer hat Zugriff auf digitale Passfotos?

• Ausschließlich das Amt, das den Code scannt.
• Keine anderen Behörden, keine Polizei, kein Fotograf, kein externer Anbieter.
• Auch Du selbst hast keinen Zugriff mehr auf das Bild – das ist Teil des Sicherheitskonzepts.

Und wenn das Amt das Bild nicht mehr abrufen kann?

Dann gibt es nur eine Lösung: neues Bild, neuer Code, neuer Termin. Klingt hart – ist aber notwendig, damit das System nicht umgangen oder manipuliert werden kann. Das digitale Passbild ist so sicher wie nie zuvor – aber es liegt auch an Dir, den Code gut aufzubewahren. Fotografiere ihn zusätzlich ab, drucke ihn aus, packe ihn in einen verschlüsselten Ordner oder ein Notizbuch – aber verliere ihn nicht.

Digitale Passbilder für Babys und Kleinkinder

Ja, auch Neugeborene brauchen bei der Reisepassbeantragung ein biometrisches Bild.

Was das Bild erfüllen muss:

• Das Gesicht muss frontal zur Kamera gerichtet sein.
• Die Augen sollten offen sein.
• Der Mund möglichst geschlossen – zumindest kein Weinen, kein Lachen.
• Es dürfen keine Hände oder Arme von Eltern zu sehen sein.

Was bei mir im Studio passiert:

• Ich arbeite mit verschiedenen Optionen, je nachdem, ob das Baby bereits den Kopf halten kann, und mit neutralem Hintergrund.
• Eltern setzen sich seitlich aus dem Bild, das Baby liegt oder sitzt möglichst ruhig.
• Ich mache mehrere Serien mit kleinen Pausen, bis wir das passende Bild haben.

Tipp: Stillen oder Flasche vor dem Termin, Lieblingsspielzeug nicht vergessen – und bitte kein Termin zur Schlafenszeit.

Passbilder für Senioren und Menschen mit Einschränkungen

Nicht jeder kann still geradeaus in die Kamera schauen. Und das weiß auch das Gesetz. Es gibt Ausnahmeregelungen, die bei körperlichen oder geistigen Einschränkungen greifen – z. B.:

• Einschränkungen beim Halten des Kopfes
• neurologische Erkrankungen
• Tremor oder fehlende Mimik
• Sehbeeinträchtigung, die den Blickkontakt unmöglich macht

In diesen Fällen:

• kann das Amt eine Ausnahme von bestimmten biometrischen Vorgaben genehmigen.
• Ich sorge im Studio dafür, dass alle relevanten Informationen auf dem Foto sichtbar sind – auch wenn z. B. der Blick leicht abweicht.
• Du solltest die Einschränkung beim Antrag mit angeben (am besten mit ärztlicher Bestätigung), damit das Bild nicht abgelehnt wird.

Wird das digitale Passbild abgelehnt, sollte der Betreuer vor Ort vorstellig werden, oder, sofern ich jemanden beim Amt erreiche, halte ich kurz für euch Rücksprache.

Mehrfachnutzung, Fristen, Ablehnung: Was Du über Folgeanträge und Probleme wissen musst

Du hast Dein digitales Passbild und den Code ordentlich abgeheftet und denkst: „Alles klar, das war’s.“ Fast. Denn es gibt noch ein paar Feinheiten, die Dir Zeit, Nerven und im besten Fall auch Geld sparen können – wenn Du sie kennst.

Kann ich das digitale Passbild mehrfach nutzen?

Ja – und das ist einer der größten Vorteile des neuen Systems. Einmal aufgenommen, kann Dein digitales Passbild innerhalb von sechs Monaten mehrfach verwendet werden, solange Du den Data-Matrix-Code aufbewahrst.

Was das bedeutet?

• Du beantragst heute Deinen Personalausweis …
• und in drei Monaten Deinen Reisepass …
• und dann vielleicht noch ein Visum für die nächste Fernreise.

Ablauf: Was passiert nach sechs Monaten?

• Das Bild wird automatisch gelöscht – ohne Dein Zutun.
• Du kannst es danach nicht wiederherstellen.
• Auch der Fotograf kann nichts mehr tun – gesetzlich ist die Speicherung strikt geregelt.

Wenn Du danach ein neues Dokument brauchst, musst Du auch ein neues Passfoto machen lassen.

Data-Matrix-Code verloren?

Ganz ehrlich: Das kann passieren. Du legst ihn irgendwo ab, räumst auf, schwupps – weg. Aber Achtung:

• Der Code kann nicht einfach so ersetzt werden (außer mit einem neuen Passfoto).
• Es gibt keine Kopie, keinen Download, keine zweite Version.
• Auch der Fotograf darf aus Sicherheitsgründen keine neue Kopie ausgeben.

Das ist kein böser Wille, sondern eine Maßnahme gegen Missbrauch. Was tun? → Neues Passfoto. Neue Aufnahme. Neue Übertragung. Punkt. Mein Tipp: Nach dem Termin den Code sofort digital sichern.

Zum Beispiel:

• Fotografieren mit dem Smartphone
• In einer Notizen-App ablegen
• Ausdruck zusätzlich zu wichtigen Dokumenten heften
• Aber keine Weitergabe an Dritte

Fazit: Ein digitales Passbild ist effizient, mehrfach nutzbar und rechtlich eindeutig geregelt.
Aber: Du musst es pfleglich behandeln wie einen Schlüssel – verlierst Du ihn, bleibt nur ein neuer Weg zurück ins Studio.

Fazit und Checkliste: So machst Du Dein digitales Passbild 2025 richtig

Und, bist Du noch da? Dann Glückwunsch – Du gehörst zu den Menschen, die nicht einfach „irgendein Bild“ machen wollen, sondern verstanden haben: Ein digitales Passbild ist mehr als eine lästige Pflicht. Es ist der Startpunkt für jedes offizielle Dokument. Für Deine Identität. Für Vertrauen. Und nicht zuletzt für einen souveränen Auftritt, ganz ohne Photoshop.

Das Wichtigste nochmal in aller Kürze

• Seit dem 1. Mai 2025 Pflicht: Passbilder dürfen nur noch digital übermittelt werden – über einen Data-Matrix-Code. Selbstgemachte Bilder, Apps oder ausgedruckte Bilder sind nicht mehr zulässig.
• Nur mit zertifizierter Technik: Fotografen oder Behörden mit spezieller Schnittstelle dürfen Bilder aufnehmen und übermitteln. Der Fotograf gibt Dir den Code – das Amt ruft das Bild damit ab.
• Nicht retuschiert, nicht bearbeitet: Biometrie verlangt Natürlichkeit. Das Bild wird so genutzt, wie es aufgenommen wurde – inklusive glänzender Stirn, Kragenfalten oder Pickel. Vorbereitung ist also Gold wert.
• Sicherheit und Datenschutz: Das Bild wird 6 Monate lang gespeichert und dann automatisch gelöscht. Kein Zugriff durch Dritte. Kein Wiederherstellen bei Verlust.
• Vielfach verwendbar – mit Einschränkung: Innerhalb der sechs Monate kannst Du mit dem gleichen Code mehrere Anträge stellen – aber nur, wenn Du das beim Amt angibst. Nach Ablauf: neues Bild nötig.

Deine persönliche Checkliste für ein starkes digitales Passbild

🔲 Termin beim zertifizierten Fotografen machen
🔲 Am Vortag: Rasur, Pflege, Kleidung vorbereiten
🔲 Keine Muster, keine weißen Shirts auf hellem Hintergrund
🔲 Brille putzen – oder weglassen, wenn Zweifel bestehen
🔲 Lippen pflegen, ggf. leicht schminken (auch Männer!)
🔲 Code nach dem Shooting sicher aufbewahren – analog und gegebenenfalls digital
🔲 Nach 5 Monaten prüfen: Muss ein neues Bild her?

Und wenn Du es richtig machen willst?

Dann bist Du bei mir genau richtig. Ich bin nicht nur Fotograf, sondern jemand, der weiß:

• Wie man mit Humor durch ein Pflichtshooting führt
• Wie man auch bei „Ich steh ungern vor der Kamera“-Menschen gute Ergebnisse hinbekommt
• Und wie man technische Anforderungen mit menschlicher Ausstrahlung kombiniert

Terminvereinbarung und viele weitere Infos findest Du auch hier auf meiner Webseite. Nutze dafür am besten die interne Suche auf dieser Seite.