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Was macht man, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht zahlt?

Vereinzelt kommt es vor, dass Kunden ihre Rechnung verspätet oder gar nicht zahlen. Wie sollte man in diesem Fall verfahren? Nun, sicherlich mag es unterschiedliche Herangehensweisen geben; wie ich damit umgehe, schildere ich Dir in diesem Artikel.

Kunde zahlt Rechnung nicht
Kunde zahlt Rechnung nicht

Rechnung mit zweiwöchigem Zahlungsziel

Nach Ende eines Auftrags erhält ein Kunde von mir eine Rechnung mit einem zweiwöchigen Zahlungsziel. Bei großen Firmen bekomme ich häufiger mal den Hinweis, dass es bis zu einem Monat dauern kann, bis die Rechnung beglichen wird. In diesen Fällen mache ich mir dann einen Vermerk in einer Liste.

Rechnungen schreiben mit der Software SumUp

Ich arbeite mit einer Software von SumUp, in der alle meine Kundendaten gespeichert sind. Hier sind verschiedene Dienstleistungen hinterlegt und ein Angebot lässt sich schnell mit den jeweiligen Bausteinen zusammensetzen. Klar, es gibt immer mal wieder kleinere Anpassungen, die ich vornehmen muss, aber alles in allem erlaubt die Software ein deutlich komfortableres Arbeiten als alle Rechnungen zum Beispiel mit Word schreiben zu müssen- wie ich es am Anfang meiner Selbstständigkeit getan habe..

Übersicht über Ein- und Ausgaben

Da ich ein kleiner Ordnungs-Monk bin, halte ich meine Ausgaben zusätzlich in einer Excelliste fest, ebenso die Einnahmen. Hier gehe zusätzlich die Zahlungsziele durch und mache mir einen Vermerk, wenn eine Firma länger für die Rechnungsbegleichung benötigt oder wenn ich einen Kunden bereits mit einer Zahlungserinnerung angeschrieben habe. , Das Überprüfen der Zahlungsziele ist auch mit SumUp möglich, weil man hier einen Bankabgleich machen kann und die noch offenen Rechnungen ersichtlich sind. Zusätzliche Vermerke sind hingegen nicht möglich – jedenfalls soweit ich weiß.

Zahlungserinnerung an den Kunden

Ein Kunde hat seine Rechnung per E-Mail erhalten. Wenn die Rechnung nach zwei Wochen immer noch nicht beglichen wurde, schreibe ich dem Kunden eine Zahlungserinnerung mit einem neuen Zahlungsziel von 14 Tagen. In den meisten Fällen wird die Rechnung dann innerhalb dieser Frist beglichen. Ein wirklich sehr geringer Anteil kommt dieser Erinnerung nicht nach und die erste Mahnung geht raus – erneut mit einem Zahlungsziel von zwei Wochen.

Arbeitszeit mit Mahngebühren in Rechnung stellen

Die Überprüfung der Rechnungen kostet Zeit und bei nicht gezahlten Rechnungen, sich dieser erneut anzunehmen und nachzusetzen umso mehr. Da dies mit Arbeitszeit und somit auch Kosten verbunden ist, erhebe ich eine Gebühr von 2,50 Euro. Ist die Rechnung nach zwei Wochen wieder nicht beglichen, kommt die zweite Mahnung mit dem Hinweis, dass als nächstes das gerichtliche Mahnverfahren ansteht. Hinzu kommt eine Mahngebühr von 2,50 Euro, plus die 2,50 Euro aus der ersten Mahnung und die Kosten für das Einschreiben, da ich die Rechnung dann mit der Post versende.

Dialog mit Kunden suchen
Dialog mit Kunden suchen

Immer wieder den Dialog suchen

Ich lasse nichts unversucht, um mit dem Kunden in Kontakt zu treten und hake auch telefonisch nach. Manchmal geht aber auch einfach niemand ans Telefon oder reagiert nicht mehr auf Nachrichten, die man vorher vielleicht über Telegramm oder WhatsApp ausgetauscht hat. Bei mir ist es nicht unüblich, über einen Messenger zu korrespondieren – abhängig davon, wie der Kunde gerne mit mir kommunizieren möchte.

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Ist die Rechnung auch nach der zweiten Mahnung nicht überwiesen, leite ich das gerichtliche Mahnverfahren ein. Durch die vielen Mahnungen und am Ende das gerichtliche Mahnverfahren summieren sich die Kosten für den Kunden natürlich immer mehr. In acht Jahren ist es bei mir aber bisher nur einmal vorgekommen, dass ich den letzten Schritt gehen musste. Meistens wurde dann noch vor dem Einleiten des Mahnverfahrens überwiesen. Einige entschuldigen sich, andere überweisen einfach nur.

Warum zahlen Kunden nicht?

Hier kann ich nur von denen berichten, die mit mir kommunizieren. Bei einigen war es einfach Vergesslichkeit – so sagen sie zumindest und bitten um Entschuldigung. Andere testen vielleicht, wie weit sie gehen können?! Einmal hatte ich den Fall, dass ein Kunde in Geldnot gekommen ist und gefragt hat, ob er den offenen Betrag in zwei Raten begleichen kann. Klare Kommunikation und natürlich geht das. Aber über welche Summen reden wir? Das reicht von Kleinstbeträgen von circa 150 Euro bis hin zu mehreren tausend Euro.

Für mich ist es auf jeden Fall nach wie vor unverständlich, warum ein Kunde eine Rechnung nicht zahlt, wenn er eine Dienstleistung in Anspruch genommen hat. Wenn ich etwas in Anspruch nehme und eine Leistung erhalte, muss ich diese auch zahlen. Das ist mein persönliches Verständnis in dieser Sache. Erhalte ich eine Rechnung, begleiche ich sie sofort und muss mich damit gedanklich nicht mehr auseinandersetzen.

Warum zahlen Kunden nicht?
Warum zahlen Kunden nicht?

Eine Vermutung, warum sich manche Dienstleister vor einer Mahnung scheuen

Meine Vermutung ist, dass man den Kunden nicht anmahnen möchte, da man sich hierdurch seinen Ärger auf sich ziehen könnte und es als Konsequenz keine Folgeaufträge gibt. Nun ich finde jedoch, dass es eine schlechte Basis ist, wenn der Kunde bereits bei seiner ersten Zahlung in Verzug gerät und man als Dienstleister seinem Geld hinterherlaufen muss. Wenn es dann auch noch zu Mahnungen kommt, weiß ich nicht, ob dies generell eine fruchtbare Geschäftsbeziehung auf Augenhöhe ist.

Agentur zahlt Rechnung nicht

Erst kürzlich hatte ich diesen Fall. Ich hatte für eine Agentur gearbeitet, die mich für ihren Kunden beauftragt hat. Der Kunde war zufrieden, ich habe die Rechnung an die Agentur gestellt und sie zahlte nicht. Ich rief an und erinnerte, doch nichts passierte. Ich schrieb die erste Mahnung und die Agentur überwies den Betrag. Zwei Monate später fragte die Agentur wieder für einen Auftrag bei mir an, die Zusammenarbeit hat unter der Mahnung nicht gelitten. Ja, es hat einen faden Beigeschmack, aber ich habe den Auftrag angenommen und bin gespannt, ob die Agentur diesmal ihre Rechnung fristgemäß begleicht.

Arbeite ich mit Verträgen?

Mit speziellen Verträgen arbeite ich nicht, aber meistens erstelle ich vorab ein Angebot, das vom Kunden angenommen wird – oder ich weise auf die Kosten im Gespräch hin. Hier empfehle ich aber stets, das Angebot dann auch nochmal schriftlich per E-Mail zu versenden (Leistung und Kosten). Sofern keine weiteren Leistungen hinzukommen, wird genau dieses Angebot danach in Rechnung gestellt. Wenn weitere Leistungen benötigt werden, die vorab nicht vereinbart wurden, spreche ich die anfallenden Mehrkosten beim jeweiligen Ansprechpartner an. Segnet er diese ab, fällt die Rechnung höher aus als das vereinbarte Angebot.

Fazit: Schön ist etwas anderes, wenn man seinem Geld hinterherlaufen muss und es in wenigen Fällen zu einer Mahnung kommt, aber auch das gehört zum Job eines Dienstleisters dazu. Ich kann Dir nur den Tipp geben: Setz Dich gedanklich damit nicht zu sehr auseinander. Veranlasse die weiteren Schritte und setze ein Haken danach. Widmest Du dem Ganzen zu viel Aufmerksamkeit, wird es Dir Energie rauben und kann zusätzlich Deine Stimmung trüben. Freu Dich lieber an den Kunden, bei denen alles reibungslos läuft. Think positiv!

Ein kleiner Hinweis noch zum Schluss: Das Ganze hier ist keine Rechtsberatung; ich gebe lediglich wider, wie ICH vorgehe, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht zahlt. Der Text kann Dir einen Impuls oder eine Idee liefern, wie Du zusätzlich vorgehen könntest. Wann Du einen Kunden erinnerst und anmahnst und wie hoch die Gebühren sind, solltest Du für Dich ermitteln!

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